Häufig gestellte Fragen (Industrie-FAQ)

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MEET THE TOP ist ein Hosted-Buyer-Event. Per Definition ist ein Hosted-Buyer-Event eine Veranstaltung, bei der der Veranstalter mit den finanziellen Mitteln der Verkäuferseite (= Industrie) die Käuferseite (= Betreiber) kostenfrei einlädt. Dies beinhaltet unter anderem die Kosten für Unterkunft und Verpflegung.

Um die Ernsthaftigkeit und Investitionsbereitschaft einer Betreiber-Teilnahme zu prüfen, haben wir uns bewusst gegen die Übernahme der An- und Abreisekosten entschieden. Ein Betreiber muss somit mindestens seinen Flug selbst bezahlen.

Insgesamt wird pro Betreiber maximal 1 Firmenvertreter mit Entscheidungsbefugnis kostenfrei (exkl. Flug) eingeladen. Die Kosten für 3 Übernachtungen, Vollpension, Tagungspauschale, Event-Kit, Flughafen-Bus-Shuttle und Öko-Insel-Steuer werden von uns als Veranstalter übernommen. Ein weiterer Firmenvertreter wird zu geringen Kosten ebenfalls subventioniert. Ab dem 3. Firmenvertreter sind die Kosten für die Teilnahme von weiteren Personen seitens des Betreibers nahezu vollständig selbst zu tragen.

ACHTUNG: Unter einem Betreiber verstehen wir ein Unternehmen aus dem Physio- und Gesundheitsbereich, das mindestens 1 oder mehrere Anlagen besitzt. Eine Physiokette wird beispielsweise nur als 1 Betreiber gezählt. Dadurch können wir die Gesprächseffizienz für Dich deutlich erhöhen.

Ja, Du kannst einen Betreiber, von dem Du Kenntnis hast, dass er in den kommenden 1–2 Jahren Investitionen plant, für die Teilnahme bei MEET THE TOP nominieren. Eine Nominierung sollte im Idealfall 3–9 Monate vor der Veranstaltung erfolgen. Schreibe uns dazu eine E-Mail an info@meet-the-top.de mit den Kontaktdaten des Betreibers. Von Vorteil sind 2–3 Sätze darüber, was genau der Unternehmer nach Deinem Wissensstand plant.

Von einer Nominierung profitierst Du, wie auch der Betreiber. Der nominierte Betreiber profitiert durch ein beschleunigtes Auswahlverfahren, womit die Wahrscheinlichkeit einer Zusage zur Teilnahme an der Veranstaltung deutlich erhöht wird. Dein Vorteil einer Nominierung ist die Wahrnehmung und Wertschätzung gegenüber dem Betreiber. Bei den offiziellen Einladungen per Post erwähnen wir Dich als Nominierungsgeber und nehmen Dich in der Einladung per E-Mail in CC.

Achte bei Deiner Nominierung bitte darauf, dass wir keine Garantie geben können, ob wir nach einer Nominierung den Betreiber wirklich einladen und am Ende zur Veranstaltung zulassen. Wir sind bestrebt, Dir jedes Jahr ein hochkarätiges Teilnehmerfeld zu präsentieren. Hierzu gehört auch eine Neu-Quote an Betreibern von mind. 40 %, die entweder noch nie oder seit mind. 5 Jahren nicht mehr an einem MTT-Event teilgenommen hatten. So können wir Dir auch in den Folgejahren immer wieder ein neues und attraktives Teilnehmerfeld präsentieren.

In unserem Prüfungsverfahren gehen wir bei jeder Nominierung und Anmeldung eines Betreibers verschiedene Kriterien durch, die vor einer Einladung oder Zusage erfüllt sein müssen. Punkte sind hier z. B., ob der Betreiber auf vergangenen Veranstaltungen negativ aufgefallen ist, beispielsweise durch Meetingausfälle, Lustlosigkeit während der Meetings, unangemessenes Verhalten, etc. Ebenso holen wir Wirtschaftsauskünfte ein, um abschätzen zu können, ob Investitionen überhaupt im Bereich des Möglichen liegen.

Alles in allem lohnt sich eine Nominierung immer – und zwar in beide Richtungen. Nutze eine Nominierung, um Deine bestehenden Kunden weiter zu binden und potenzielle Neukunden final in einem hochkarätigen Ambiente von Deinen Produkten zu überzeugen.

Nein, Dein Flug sowie Deine An- und Abreise sind keine Bestandteile Deiner Teilnahmegebühr. Inbegriffen ist der Bus-Shuttle vom Flughafen Palma zum Veranstaltungshotel und wieder zurück. Solltest Du +/-1 Tag außerhalb des offiziellen Veranstaltungszeitraums an- oder abreisen, ist dieser Transfer für Dich ebenfalls kostenfrei und bereits in der Teilnahmegebühr enthalten.

Der Bus-Shuttle vom Flughafen Palma zum Veranstaltungshotel und wieder zurück ist in Deiner Teilnahmegebühr bereits inkludiert. Solltest Du +/-1 Tag außerhalb des offiziellen Veranstaltungszeitraums an- oder abreisen, ist dieser Transfer ebenfalls für Dich kostenfrei und bereits in der Teilnahmegebühr enthalten. Um Dir den Transfer anbieten und vorab organisieren zu können, bitten wir Dich, uns Deine Flugdaten (Abflughafen, Flugnummer, Flugzeiten) frühstmöglich, spätestens jedoch 30 Tage vor dem Event zu übermitteln.

Deine Eventteilnahme beinhaltet Vollpension während des Veranstaltungszeitraums, inklusive Tischgetränke im Restaurant (Wasser und Softgetränke, am Abend Bier und Hauswein).

Nicht inklusive sind Getränke an der Bar, Mini-Bar im Zimmer, SPA-Anwendungen sowie weitere Zusatzleistungen.

Die jeweiligen Preise kannst Du an der Hotelrezeption erfragen. Die Vollpension-Verpflegung beginnt mit dem Abendessen am 1. Veranstaltungstag und endet mit dem Frühstück am letzten Veranstaltungstag. Für Spätabreisende bietet das Hotel am Abreisetag gegen Aufpreis ein zusätzliches Mittagessen an. Informationen hierzu erhältst Du an der Hotelrezeption.

• Wenn Du 24 Meetings gebucht hast, verteilen sich Deine Meetings auf beide Meetingtage.
• Wenn Du 12 Meetings am 1. Meetingtag gebucht hast, finden alle 12 Meetings am 1. Meetingtag statt.
• Wenn Du 12 Meetings am 2. Meetingtag gebucht hast, finden alle 12 Meetings am 2. Meetingtag statt.

In Summe hast Du mit beiden Paketen die gleiche Anzahl an Meetings. Du hast weder bessere noch schlechtere Meetings. Der Vorteil am 1. Meetingtag ist, dass Du die geführten Gespräche an den restlichen Tagen der Veranstaltung besser nachfassen und im Rahmen des Freizeitprogramms und abends an der Bar noch intensivieren kannst.

Die Meetings beginnen um 8.30 Uhr und enden um 14.00 Uhr. In dieser Zeit gibt es 13 Terminslots von jeweils 20 Minuten. Es kann somit sein, dass Du am 1. Meetingtag bereits bis zu 13 Meetings und dafür am 2. Meetingtag nur noch 11 hast. Insgesamt wirst Du 24 Meetings über die Veranstaltung hinweg absolvieren.

Ca. 2-3 Wochen vor der Veranstaltung erhältst Du per E-Mail Deine Zugangsdaten für den Login-Bereich auf unserer Website. Ab diesem Zeitpunkt kannst Du alle teilnehmenden Betreiber einsehen. Ebenso stellen wir Dir eine Übersicht der Teilnehmer als Excel-Download in Deinem Login-Bereich zur Verfügung. Die teilnehmenden Industriefirmen kannst Du jederzeit auch ohne Login-Daten einsehen.

Ca. 2–3 Wochen vor der Veranstaltung erhältst Du per E-Mail Deine Zugangsdaten für den Login-Bereich auf unserer Website. Ab diesem Zeitpunkt kannst Du alle angemeldeten Betreiber einsehen und Deine Meetingwünsche vergeben. Du hast 1 Woche Zeit, Deine Wunschauswahl zu treffen.

Deinen Meetingplan kannst Du ca. 3–5 Tage vor der Veranstaltung in Deinem Login-Bereich herunterladen oder in der MTT Event-App abrufen. Des Weiteren befindet sich ein Papierausdruck Deines Meetingplans in Deiner Teilnehmertasche, die Du bei Ankunft im Hotel an unserem Check-in Counter neben der Hotelrezeption erhältst.

Wir sind bestrebt, mindestens 70 % Deines Meetingplans mit den von Dir gewünschten Terminen zu füllen. Da ein Betreiber 13 Meetings pro Tag und maximal 26 Meetings pro Veranstaltung durchführen kann, kommt es immer wieder vor, dass Meetingwünsche nicht erfüllt werden können. Unser System weist Dir je nach Verfügbarkeit freie Betreiber zu, sodass Du am Ende die von Dir gebuchten 12 bzw. 24 Meetings erhältst.

Gerade die ungeplanten und zufälligen Meetings sind das Besondere an MEET THE TOP. Du triffst Menschen und potenzielle Geschäftspartner, mit denen Du auf normalem Wege wahrscheinlich nie gesprochen oder sie kennengelernt hättest. Umgekehrt hätte auch der Betreiber im Vorfeld nicht vermutet, dass Dein Produkt oder Deine Dienstleistung für ihn interessant sein könnte. Gehe also offen in jedes Speed-Dating-Meeting und lasse Dich überraschen. Es wäre nicht das erste Mal in der Geschichte von MEET THE TOP, dass sich gerade diese zunächst ungewollten Termine am Ende als die wertvollsten erwiesen haben.

Die Anzahl der Wunschtermine ist höher als Deine gebuchte Meeting-Anzahl, nur so ist gewährleistet, dass wir Dir möglichst viele Deiner gewünschten Gesprächspartner zuteilen können. Du hast die Möglichkeit, verschiedene Prioritäten zu vergeben. Hierbei zählt „A“ als die höchste Priorität und „C“ als niedrigste. Betreiber, welche Du unbedingt sprechen möchtest, sollten daher mit den höchsten Prioritäten A und B belegt werden. Bitte bedenke, dass auch ein Terminwunsch mit „A“ keine 100 %-ige Garantie darstellt. Falls ein Betreiber von mehr Firmen gewünscht wird, als er in 2 Tagen absolvieren kann, erhältst Du von unserem System wiederum 2 Betreiber der niedrigeren Prioritäten-Stufe zum Ausgleich.

• Wenn Du 24 Meetings gebucht hast, erhältst Du insgesamt 36 Wunschmöglichkeiten (12 x A, 12 x B, 12 x C).
• Wenn Du 12 Meetings gebucht hast, erhältst Du insgesamt 24 Wunschmöglichkeiten (8 x A, 8 x B, 8 x C).

“A” steht für die höchste Priorität, “C” für die niedrigste. Unsere Matching-Software kann durch diese Parameter allen Teilnehmenden einen bestmöglichen und fairen Meetingplan erstellen.

Wenn ein Betreiber ein Vielfaches an Meetingwünschen (z. B. 50 und mehr) erhält, die er nicht an 2 Tagen und maximal 26 Terminslots abdecken kann, erhalten einige Industrieunternehmen aufgrund eines Zufallsalgorithmus diesen Betreiber nicht, obwohl sie ihn auf Priorität “A” gesetzt hatten. Zum Ausgleich bekommen diese Firmen zwei “B”-Kandidaten. Das System ist bestrebt, durch viel Rechenleistung den bestmöglichen und fairsten Meetingplan für jeden Teilnehmenden zu erstellen.

Solltest Du in Deinem Login-Bereich neben einem Betreibernamen das gelbe Wort “Wunsch” angezeigt bekommen, so bedeutet dies die Meeting-Wunschäußerung eines Betreibers, der Dich gerne vor Ort sprechen möchte. Ein Betreiber kann insgesamt 15 Wünsche platzieren. Ein Wunsch ist jedoch keine verbindliche Buchung für ein Meeting. Die Industrie, somit Du, finanziert das Event, womit auch Du die Entscheidung treffen kannst, mit wem Du sprechen möchtest. Du hast nun 3 Möglichkeiten: 1. Du kannst den Wunsch ignorieren und Deine Wunschprioritäten nur auf Betreiber setzen, die Dich interessieren. 2. Du kannst den Meeting-Wunsch im Online-Portal nicht erwidern und darauf spekulieren, den Betreiber vor Ort anzutreffen und an einem Nachmittag oder Abend ins Gespräch zu kommen. 3. Du erwiderst den Wunsch und vergibst Deine Priorität A bis C, je nachdem wie sehr Dich der Betreiber interessiert und wie wichtig Dir dieser Termin ist.

Unser Tipp: Wir empfehlen Dir das Vorgehen wie in der Möglichkeit Nr. 3. Bei mehreren hundert Teilnehmern, vorterminierten Businessmeetings am Vormittag, Fachvorträgen am Nachmittag, einer großen Hotelanlage sowie Rahmen- und Freizeitprogramm passiert es schnell, dass entscheidende Kontakte verpasst werden. Durch die zeitlich begrenzten 20-minütigen Gespräche ist Dir die volle Aufmerksamkeit des Betreibers sicher.

Die 20-minütigen Business-Meetings finden in Räumlichkeiten der Hotelanlage statt. Die einzelnen Räume und Flächen sind vor Ort ausgeschildert. Zur besseren Orientierung erhältst Du einen Lageplan in Deiner Teilnehmertasche. Diesen Lageplan findest Du zudem im Teilnehmer­handbuch und in der MTT-Event-App.

Als Industrieteilnehmer hast Du Deinen eigenen fest zugewiesenen Tisch mit einer Nummer. Deine Tischnummer befindet sich im oberen grauen Balken Deines Meetingplans. Zusätzlich befindet sich auf Deinem Tisch ein Aufsteller mit Deiner Tischnummer sowie Deinem Firmenlogo.

Solltest Du 12 Meetings gebucht haben, steht Dir Dein Meetingtisch nur am Tag Deiner Meetings zur Verfügung. Am Folge- oder Vortag ist der Tisch von einem anderen Industrieunternehmen mit 12 Meetings besetzt.

Warte bitte die ersten Minuten noch ab. Oftmals ist der Betreiber schon auf dem Weg zu Dir. Mitarbeiter des MTT-Teams sind in allen Räumen positioniert und achten darauf, wenn an einem Meetingtisch kein Gesprächspartner gegenüber sitzt. In der Regel wirst Du von unserem Team angesprochen. Solltest Du schon länger als 3 Minuten warten, nimm bitte Kontakt zu unseren Mitarbeitern in Deinem Raum auf, damit wir uns auf die Suche nach dem Betreiber machen und diesen schnellstmöglich zu Dir leiten können.

MEET THE TOP ist eine Veranstaltung von Menschen, für Menschen. Überall dort, wo Menschen zusammenkommen, können Abweichungen und unvorhersehbare Dinge passieren. Als Veranstalter sind wir im Vorfeld, vor Ort wie auch nach dem Event immer bestrebt, Dir ein bestmögliches Ergebnis zu bieten. Wir haben es jedoch nicht immer in der Hand, dass bei über 2.500 Meetings innerhalb von 2 Vormittagen alle Deine Gesprächspartner pünktlich erscheinen werden.

Sollte der Betreiber wirklich deutlich zu spät kommen (über 5 Minuten), würden wir Dich bitten, innerhalb des Gesprächs den Betreiber zu fragen, ob dieser bereit ist, das Gespräch am Nachmittag oder Abend zu wiederholen, um die verpasste Zeit nachzuholen.

Sollte es hier keine Bereitschaft geben, kontaktiere uns bitte vor Ort entweder zwischen Deinen Meetings oder spätestens nach dem Meetingtag, damit wir noch die Möglichkeit haben, vor Ort eine Lösung zu finden.

Wir führen keinen verbindlichen Dresscode, möchten Dir jedoch gerne eine grobe Orientierung geben. Der Kleidungsstil, der gerne verwendet wird, lautet “Business Casual”. Sowohl während der Meetings als auch bei den Abendveranstaltungen besteht keine Anzugs- oder Krawattenpflicht. Wir möchten, dass Du Dich wohlfühlst, daher trage gerne die Kleidung, die Du auch sonst im Businessbereich oder zu Restaurantbesuchen trägst. Solltest Du Dir weiterhin unsicher sein, wirf gerne einen Blick in unsere Galerie und schaue Dir die Fotos der Teilnehmer der letzten Jahre an.

Soweit Du kein Sponsor-Paket (SILBER, GOLD, PLATIN) gebucht hast, ist das Aufstellen von Roll-Ups, Bannern, größeren Geräten oder Produkten nicht gestattet. Materialien wie Flyer, Broschüren, kleinere Kundengeschenke oder Testprodukte dürfen nur auf oder unter dem Meetingtisch platziert werden.

In einem Raum mit bis zu 50 Meetingtischen wären für die Betreiber die Tische und Tischnummern nicht mehr klar erkennbar, was den Ablauf und den pünktlichen Beginn der Meetings erheblich stören würde. Zur Wahrung der Sicherheit müssen die Laufwege frei bleiben, weshalb Produkte oder sonstige Aufbauten neben Deinem Meetingtisch ebenfalls untersagt sind.

Sponsoren können im Rahmen ihrer zur Verfügung stehenden Fläche Roll-Ups aufstellen und Produkte ausstellen. Hier gilt lediglich die Regel, dass die Roll-Ups und Produkte die Nachbarflächen nicht verdecken oder einsperren dürfen.

Ca. 3-5 Tage vor dem Event erhältst Du Deine persönlichen Anmeldedaten und Links zu den jeweiligen App-Stores für die MEET THE TOP App. Diese ist exklusiv nur für die Teilnehmer vor Ort bestimmt. Die App verkörpert den smarten Organizer des Premium-Treffens, mit dem Du jederzeit Deinen Meetingplan digital abrufen und mit anderen Teilnehmern kommunizieren kannst.

Des Weiteren hast Du die Möglichkeit, bei Fragen oder Problemen die Chat-Funktion zu nutzen und direkt mit dem Event-Team in Kontakt zu treten.

Kurzfristige Programm- und Meetingänderungen sowie Veranstaltungsinformationen werden auf den Info-Tafeln an der Rezeption, am Info-Counter und in der MTT-App veröffentlicht. Um auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen wir Dir insbesondere die Nutzung unserer MTT-App. Die Bus-Shuttle-Abfahrtszeiten werden 1 Tag vor Deiner Abreise an der Rezeption bzw. am Info-Counter ausgehängt.

Bei Ankunft am Vor- oder Nachmittag des 1. Veranstaltungstages hast Du die Möglichkeit, einen Snack in der Hotel-Bar auf Selbstkostenbasis zu bestellen. Die offizielle Verpflegung beginnt mit dem Abendessen am 1. Veranstaltungstag.

Die Nutzung des W-LANs ist für den gesamten Eventzeitraum kostenfrei. Du hast sowohl auf Deinem Hotelzimmer als auch in den Veranstaltungsräumen kostenfreies W-LAN. Für Deine Produktpräsentation während der Meetings empfehlen wir Dir jedoch, eine Offline-Version dabei zu haben. Wir können die Stabilität und Geschwindigkeit der Internetverbindung leider nicht garantieren.

Das Event-Programm veröffentlichen wir auf unserer Website. Hier kannst Du den Tagesablauf und die einzelnen Programmpunkte einsehen.

Das Vortragsprogramm mit Themen und Referenten veröffentlichen wir spätestens 30 Tage vor der Veranstaltung auf unserer Website www.meet-the-top.de.

Am Anreisetag kannst Du ab 15 Uhr in Deinem Zimmer einchecken.

• Frühstück:07.00 - 10.00 Uhr
• Mittagessen:12.00 - 15.00 Uhr
• Abendessen:19.30 - 22.00 Uhr

• Fitnessstudio, Jogging, Tennis, Padle-Tennis
• SPA (Sauna und Schwimmbad 1x pro Tag kostenfrei; Massagen zzgl. Gebühr)